内部通報受付窓口業務

内部通報制度とは

内部通報制度は、企業内部の不正等の報告を従業員等から受け付ける仕組みです。コンプライアンスや内部統制意識の高まりから、近年非常に注目を浴びています。公益通報者保護法の制定も内部通報制度への関心を高めました。

内部通報制度構築のメリット

早期発見・早期対処

内部通報制度があれば、通報先が確保されたり、通報後に不利益扱いがなされないことが保証されるため、従業員としても通報を行いやすくなります。結果、社内の不正を早期に発見し、早期に対応することにより、問題が拡大して企業の損害が大きくなることを防止できます。

内部処理

公益通報者保護法により外部通報が容易となりましたが、社会の企業コンプライアンスへの関心が高まっている現状においては、外部通報がなされると、必要以上に企業の信用を毀損する場合があります。内部通報制度により自浄作用を発揮させることにより、企業自ら不正を改善することが期待できます。また公益通報者保護法3条により、内部通報制度が無い場合に外部通報が許容されやすくなりますので、内部通報制度の制定は必須といえるでしょう。

内部通報制度構築のポイント

外部窓口を設置

内部通報を行う相手が企業の内部となっていると、通報者としては、匿名性が確保できませんし、通報することでの満足感を感じ取れないことから、通報をためらってしまうことが少なくありません(大事にはしたくないが内部窓口は信頼できないという方が多くいます)。そこで通報を受け付ける窓口業務を企業外部に設けることが重要です。また悪意ある内部者によるもみ消しの防止にもなります。

弁護士が窓口

外部窓口を設ける場合、その窓口が、内部通報を適切に処理できること、通報の秘密が保たれることが必須条件です。弁護士は法律の専門家であり、通報内容を適切に処理できることはもちろん、法律上の守秘義務を負っていますので、安心です。通報する側としても、「弁護士さんであれば」と信頼することが多く、内部通報を促進できます。

顧問弁護士が窓口になることのデメリット

顧問弁護士を内部通報窓口にする場合がありますが、利益相反や守秘義務との関係で問題が発生する場合があります。内部通報を行った従業員等と当該企業との間でトラブルが発生してる場合が往々にしてありますが、その場合、顧問弁護士が内部通報を受け付けてしまうと、弁護士法で要求されている利益相反の禁止、守秘義務の関係上、その顧問弁護士が会社の代理人として当該従業員との紛争解決を行えなくなってしまう場合があります。内部トラブルの解決は顧問弁護士に委任することが望ましいですから、顧問弁護士を内部通報窓口にすることは望ましくありません。

当職の内部通報窓口制度の特徴

当職は内部通報の窓口業務をお引き受けさせていただいております。当職の内部通報窓口業務の特徴は以下の通りです。

周知活動のサポート

内部通報制度の構築に際しては、従業員に内部通報制度が制定されたことを周知させることが必須です。当職が内部通報窓口を担当させていただくこととなった場合には、下記のサンプルのような当職の名義の文書を提供させていただきます。この文書は会社内で自由に配布していただいたり、イントラネットで公開していただいたりすることができます。また後述の通報専用フォームのページでもこの周知用文書を継続して公開いたしますので、通報を考えている方が、会社にコンタクトを取ることなく、制度の概要を再確認することが可能です。

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周知用文書のサンプル(「株式会社ホイッスルブローイング」は架空の会社名です)

個別・専用メールアドレスの提供

内部通報制度の構築の際には、制度を利用しやすくするため、通報手段を多様化することが大切です。一般的に提供されるのは電話、手紙、FAX、面談等ですが、当職の内部通報制度では、これらに加えて、企業様に専用の通報メールアドレスを提供させていただきます。例えばsamplecompany-report@homu.netといったアドレスとなります。   メールはパソコンからはもちろん、携帯電話からも利用できますから、通報する側からすると非常に利用しやすい通報手段であり、内部通報を促進できます。 このメールアドレスは企業様の個別のメールアドレスとなりますので、通報が完全に匿名で、対象となる企業の特定すらない場合でも、どのメールアドレス宛てに送信されたかを確認することによって、対象企業の特定が可能です。このメールアドレスに送信されたメールは随時当職のメールアドレス宛てに自動転送されますので、当職において直ちに確認可能となっております。

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個別受付フォームの設置

通報手段の多様化と通報内容の定型化のため、当事務所のインターネットホームページに御社専用の通報受付用フォームを設置いたします。受付フォームに入力された内容は、直ちに先の企業様メールアドレス宛てに送信され、そこから当職宛てに転送されます。受付フォームを利用すると、所要の質問項目に対して回答する形となっているため、必要な情報が漏れていたということが少なくなります。また受付フォームの内容は自由にカスタマイズできますので、御社のご希望の質問項目を追加することができます。受付フォームはパソコンはもちろん携帯電話からでもアクセス可能です。フォームに入力した内容は、通報者に対しても自動的に返信されますので、通報者自身も通報内容を後から確認することができます。また企業のイントラネット等から受付フォームへのリンクを設定しておけば、効果的に内部通報に誘導することができます。

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受付フォームのサンプル
(「株式会社ホイッスルブローイング」は架空の会社名です)

中立性を保つため窓口業務に徹底

当職の内部通報窓口業務では、中立性を保つため、内部通報の媒介のみを行うことを徹底いたします。内部通報を受け付けた場合でも、通報者からの個別の法律相談は受任いたしませんし、何らかの報酬を受領することもありません。通報者が法律相談を希望した場合には、当職が誠実な対応をすると信頼している弁護士を紹介いたしします。

遠隔地の企業でも利用可能

上述のとおり、当職の内部通報制度ではITを活用し、窓口業務のみとしていることから、遠方の企業様でもご利用可能です。

低コストで開設可能

弁護士と顧問契約を締結すると月額で5万円前後の費用が必要となります。内部通報のためだけに契約をするのであれば、この金額は安いとは言えません。当職の内部通報制度では、ITを活用し、対象業務を限定していることから、月額費用で2万円と、低コストでお引き受けさせていただくことが可能です。

研究活動

当職は企業法務を専門としており、顧問先企業にコンプライアンス・内部統制の指導を行っております。その一環として公益通報・内部通報に関する業務を実際に行っており、多数の文献に目を通しました。そのため法律と実務を踏まえた対応が可能であると自負しております。

2008/04/12 15:49
2008/04/12 15:49

内部通報規定の作成のサポート

内部通報制度の構築にあたっては、内部通報制度の詳細を記載した内部規定を定めることが必須となります。定型書式が出回っていますが、実際の制定にあたっては、各企業の実情に踏まえた内容とする必要があります。そこで当職において内部通報規定の作成や、企業様が作成された規定の内容のチェックを行わせていただきます(別途有償)。

内部通報窓口制度の利用にあたって

費用

初期費用 52,500円(税込)

ご契約時に周知文書の作成費用・メールアドレス設定・フォーム設定のための費用として頂戴いたします。

月額費用 21,000円(税込)

システム維持費用と1件分の対応費用を含みます。1件分の対応は30分で行える作業を目処とします。月間の対応件数・料がこれを越える場合には30分あたり15,750円(税込)の追加費用がかかります。

お申込

お電話又はトップページの連絡フォームからお申し込みください。契約にあたっては、当職とのご面談をお願いする場合があります。

ご利用に際しての注意事項

内部通報制度の窓口として、当職所属事務所に所属する他の弁護士が受付対応を担当する場合があります。

契約は1年毎の更新となります。更新時には追加費用はかかりません。契約期間途中での解約はできません。

専用メールアドレスと専用フォームのご利用はご希望により停止させていただくことも可能です。ただしその場合でも初期費用・月額費用に変更はありません。

専用フォームは受付の促進のため、アクセス制限を行いません。専用フォームをアドレスは御社に対してのみ開示し、一般には公開されず、当事務所の他のページからのリンクもされません。しかし、第三者がこれを知ることとなった場合には、かかる第三者が御社の専用フォームの中身を閲覧し、また、専用フォームを利用する場合があります。なお専用フォームのアドレスの変更はいつでも受け付けております(但し作業費用として5,000円(税別)をご請求させていただきます)。

内部通報をした方の承諾が無い限りは、当職が保有することとなる内部通報者に関する情報は、依頼企業様の強いご依頼がある場合でも開示できません。また弁護士照会や捜査照会にも回答せず、訴訟上の尋問でも証言いたしません。

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