特定個人情報保護ファイル：個人でも安全保護措置が必要なのか

個人番号が記録されているデータベースは厳重に管理しないといけないということを聞きました。私は印刷屋を営んでいる個人事業主ですが、従業員は２人しかいません。この規模の個人でもセキュリティシステムを導入しないといけないのでしょうか？

個人事業主でも、従業員の個人番号を給与等の事務のため扱う場合は、安全管理措置が必要です。従業員が２人という理由で免除されるものではありません（番号法12条）。なお、法律上の用語は「特定個人情報ファイル」です。

現在は個人情報保護委員会の事業者編ガイドラインに具体的な安全管理措置が示されています。高価な専用システムの購入を一律に要求する制度ではなく、業務・情報量・リスクに応じて実効的な方法を選びます。

例えば、取扱担当者と利用事務を決め、紙の書類を施錠保管し、PCの利用者認証やアクセス制限を行い、外部への持出しを管理します。利用の必要がなく、法定保存期間も終了した書類・データは、復元できない方法で廃棄・削除します。中小規模事業者については特例的な対応方法も示されているため、該当要件に沿って実施します。