子会社等への第三者提供：社員情報を保険会社や代理店に提供してもよいか

自社の社員の氏名などの個人情報を保険会社に提供したり、保険代理店に社内で保険募集を行わせる場合には、社員の同意が必要ですか。

保険会社やその代理店は、事実上の便宜の見返りに、営業対象となる個人のリストを提供を求めてくることがよくあります。しかし保険会社やその代理店は、自社からみれば個人情報保護法27条の第三者に該当します。また同条の例外規定の適用も原則としてはありません。そのため情報の提供に際しては、社員個人からの同意が必要となります。オプトアウト規定や共同利用規定を利用することができれば同意が不要となりますが、提供先が個人情報を営業目的に利用するような場合には、これらの規定に依拠することはあまり望ましくないでしょう。 一方、会社が許諾するのであれば、代理店に会社内で営業を行わせることは可能です。社員が代理店に保険の申し込みをしたとしても、これはあくまでも社員から代理店や保険会社に直接個人情報が提供されたことになりますので、第三者提供における同意は必要ありません。しかし代理店の営業行為にあたって会社が社員の個人情報を提供する場合には、やはり個人情報を第三者提供していることになりますので、社員から同意を得ることが必要になります。

同じ企業グループの保険会社・代理店であっても別法人であれば、第三者性は変わりません。共同利用を用いる場合には、データ項目、利用者の範囲、利用目的、管理責任者の氏名・名称、住所、法人代表者等の必要事項を本人が知り得る状態に置くなど、27条５項３号の要件を満たす必要があります。