個人情報取扱事業者への該当性：グループで共同利用している情報の件数は含めるのか

当社が所属する企業グループでは人事データベースをイントラネット上で共同で利用しています。各企業はグループ全体の人事データを閲覧できます。各企業が個人情報取扱事業者に該当するかどうかの判断では、このデータベースの件数は算入しますか？

現在は5,000人の人数基準が廃止されているため、データベース内の人数を各社に算入するかによって適用の有無を決める必要はありません。各社が個人情報データベース等を事業に用いていれば、原則として個人情報取扱事業者です（16条）。

ただし、グループ各社は別法人であるため、人事情報を自由に相互閲覧できるわけではありません。個人データの第三者提供として本人の同意を得る方法（27条１項）、又は共同利用の要件を満たす方法（同条５項３号）等を整理する必要があります。この区別は現在も重要です。

共同利用では、共同利用する旨、データ項目、共同利用者の範囲、利用目的、管理責任者の氏名・名称、住所、法人代表者等の必要事項を、あらかじめ本人に通知するか、容易に知り得る状態に置きます。各社が何の情報を閲覧できるか、権限を必要な者に限定し、委託による集中管理なのか各社の共同利用なのかも実態に即して区別します。