マイナンバー ⁽¹⁷⁾

当社は人事給与システムを外部の業者が提供するクラウドベースのものを使用しています。このシステムに個人番号を提供すると、当社は社外に個人番号を提供していることになると思います。マイナンバー法上、マイナンバーに関する業務を外部委託してもいいのでしょうか。 外部委託は可能です。番号法19条６号は、取扱いの委託に伴う特定個人情報の提供を認めています。ただし委託元には11条の必要かつ適切な監督義務が残ります。 委託先の選定時に、アクセス制限・情報漏えい対策等の実態を確認し、安全管理・目的外利用禁止・秘密保持・返却廃棄・事故報告等を契約で定め、運用中も取扱状況を把握します。安全管理の報告や監査条項は有用ですが、その条項を置いただけで当然に監督を果たしたとみなされるわけではありません。再委託には元の委託者の許諾が必要です（10条）。 クラウド事業者が契約上も実態上もデータを取り扱わない場合は、そのサービスの利用が個人番号関係事務等の委託に当たらない場合もあります。それでも利用企業自身の安全管理責任は残るため、事業者のアクセス権限、契約、保存場所等を実態に即して確認します。

個人番号を提供してもらうときには本人確認書類を出してもらって確認をしないといけないとのことでした。そうなると扶養控除申告書に記載するために家族の個人番号を聞くときには、家族から本人確認書類を見せてもらう必要があるということでしょうか。 扶養控除等申告書では、従業員が個人番号関係事務実施者として扶養親族の本人確認を行います。会社が扶養親族を直接確認する義務はありません。 ただし、「家族なら本人確認そのものが全て不要」というわけではありません。本人確認は、正しい番号かの番号確認と、その人本人かの身元確認を区別します。家族関係等から本人に相違ないことが明らかな場合には、身元確認のための書類の提示を省略できることがありますが、正しい番号を確認する必要までなくなるものではありません。 健康保険の被扶養者の届出など、別の手続では会社等が確認を行う場合もあるため、扶養控除等申告書の取扱いを全ての手続に広げないようにします。