個人情報Q&A ⁽⁸¹⁾

当方は旅行会社で、雑誌綴込みの葉書でカタログ請求を受け付けています。この葉書は情報を記載できるスペースが狭いので、個人情報の利用目的については、カタログを送付する際に、利用目的を記載した紙を同封しています。この取扱に問題はないですか。 書面で本人の個人情報を取得する場合には、あらかじめ利用目的を明示しなければなりません（個人情報保護法21条２項）。事後の通知はこの条文に違反してしまいます。もっとも葉書にスペースがないのであれば、葉書がついている広告ページの方に記載するという方法でもこの条文をクリアすることができます。 なお、取得状況から利用目的が明らかな場合には、21条４項４号の例外もあります。カタログ送付のための住所等の取得という明らかな目的と、将来の別商品の勧誘・第三者提供等の目的は区別し、後者も予定するなら事前に具体的な取扱いを示します。

当方はネットショップですが、商品を顧客に送付する際、顧客の電話番号も教えてもらっています。今回、新商品を発売するのですが、既存顧客の電話番号に電話をかけてセールスをすれば、かなりの効果が上がると期待しています。これは可能でしょうか。 顧客から注文を受ける際に、「提供を受けた個人情報を利用して新製品の情報を提供する」旨を利用目的として定めていた場合は可能です。しかしそう言った利用目的の定め方をしていないのであれば、新たな利用方法についての個別の同意を得られなければ、利用は禁じられます。これは個人情報保護法18条１項で、あらかじめ定めた利用目的の範囲を超えた利用が禁じられているからです。なお近時は利用目的の具体化が求められていますので、「電話によって」というところまで記載しておく方が望ましいです。 なお電話勧誘販売に該当する場合は、個人情報の利用目的だけでなく、特定商取引法16条の勧誘目的等の明示、17条の勧誘継続・再勧誘の禁止等も守る必要があります。

当社では市販の人名録を購入して、営業活動に使用しています。購入した人名録はかなりの種類があるのですが、それぞれの人名録毎に、利用目的を特定及び公表する必要がありますか？ 個人情報保護法上、個人情報の利用目的を特定（同法17条）する際の個人情報の単位については、特に具体的な定めがなされていません。しかし個人情報保護委員会の通則編ガイドラインにおいては、特定の対象となる単位という視点ではないものの、「利用する個人情報の種類又は入手先の事業者名等を特定することまで求めているわけではない。」とされています。したがって、利用目的を特定して文書化する際には、その中に、「人名録に記載されている個人情報」であるとか、「A社から入手した個人情報」といった記載を行う必要は無いということになります。そのためおよそ保有している人名録全体の利用目的を特定すれば、17条の特定を行ったといえることになります。そして21条の利用目的は17条の利用目的と同一です。したがって、実際に利用目的を公表するにあたっても、個別の人名録毎の利用目的の公表は必要ないという結論になるでしょう。さらに言えば、新たな個人情報をまとまった形で入手したとしても、従前の利用目的と同様であれば、その新たな個人情報について、改めて利用目的を公表する必要は無いということになります。 同じ目的の公表で足りるのは、実際の利用が既に特定・公表した具体的な目的に含まれる場合です。新たな名簿の利用がその範囲を超える場合には、合理的な関連性のある目的変更又は本人同意等の要件を別途検討します。

当方は下着メーカーで、近々大々的なアンケートの実施を予定しています。この情報を利用して個別セールスや最近の流行を分析する予定です。このようにある時点で一度に取得した個人情報を複数の目的で利用してもいいのでしょうか。 個人情報保護法17条では、個人情報の利用目的の特定が要求されています。もっとも利用目的が一つでなければならないというわけではありません。きちんとした特定が行えるのであれば、複数の利用目的を定めても構いません。 アンケートを本人から書面・ウェブで直接取得する場合には、あらかじめ具体的な利用目的を明示します（21条２項）。例えば「個別の商品案内」と「回答の統計分析」の両方を実施するなら、その両方が本人に分かる形で示します。

当社では個人情報を様々な目的のために利用しており、収集の際に具体的な目的を定めておくことが困難です。例えば「お客様の満足度向上のために利用する」といった、解釈の範囲が広い目的を定めておくことは可能でしょうか。 個人情報の利用目的は「できる限り特定しなければならない」とされています（個人情報保護法17条）。そのため概括的・包括的な利用目的の設定には問題があります。同法の20条の規定も相まって、取得時点で目的を特定できないようであれば、取得すること自体に問題があるという結論となるでしょう。 「満足度向上」だけでは、本人が具体的な利用を予測しにくい表現です。例えば「注文商品の発送と問い合わせ対応」「購買履歴を分析し、関心に応じた商品を案内する」など、実際に行う処理に即して特定します。